Mã số mã vạch (MSMV) là một trong những giải pháp nhằm tạo thuận lợi, nâng cao năng suất và hiệu quả trong suốt quá trình bán hàng, quản lý hàng hóa với một loại mã hiệu đặc biệt. Mã số mã vạch của sản phẩm hàng hoá bao gồm hai phần: mã số hàng hoá và mã vạch là phần thể hiện mã số bằng các vạch để cho máy đọc.

Mỗi loại sản phẩm hàng hóa thường khác nhau về tính chất, số lượng, bao gói…đều được chọn các mã số vật phẩm khác nhau. Những mã số này sẽ được sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Những mặt hàng này, khi được cải tiến (thay đổi các thông số về trọng lượng và cách đóng gói…) đều cần phải được cấp mã mặt hàng mới. Bởi vậy, việc tạo các mã số cho hàng hoá phải lưu ý đến tích chất cũng như đặc thù mã số của hàng hoá.

Mỗi mã số của một sản phẩm hàng hoá là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hoá. Mỗi loại hàng hoá được nhận diện bởi một dãy số và mỗi dãy số chỉ tương ứng với một loại sản phẩm hàng hoá. Bản thân mã số chỉ là một dãy các số đại diện cho hàng hoá, không liên quan đến những đặc điểm của hàng hoá. Nó không phải là số phân loại hay chất lượng hàng hoá, trên mã số này cũng không có giá cả của hàng hoá.

Lợi ích khi đăng ký mã số mã vạch

Lợi ích lớn nhất của việc áp dụng mã số mã vạch (MSMV) trong bán hàng đó chính là:

• Tăng năng suất: tính tiền nhanh chóng , làm hóa đơn phục vụ khách hàng;
• Tiết kiệm: sử dụng ít nhân lực, tốn ít thời gian trong khâu kiểm kê và tính toán;
• Chính xác: nhờ vào mã vạch, có thể phân biệt chính xác các loại hàng hóa mà có khi bằng mắt thường lại thấy rất giống nhau, tránh nhầm lẫn khi tính giá và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Số lượng hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm hàng hóa được lập thành 2 bộ gồm:

• Bản đăng ký mã số mã vạch;
• Bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch;
• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ;
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hayHộ kinh doanh cá thể.

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch được thực hiện theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước 2: Kê khai hồ sơ qua hệ thống cổng thông tin

• • Doanh nghiệp/ Hộ kinh doanh/ Người nộp hồ sơ kê khai thông tin và đăng ký tài khoản sử dụng mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Bước 3: Nộp hồ sơ

• • Sau khi kê khai thông tin tại bước 2, Thì Doanh nghiệp/ Hộ kinh doanh/ Người nộp hồ sơ tiến hành nộp hồ sơ tại Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Kèm theo hồ sơ Doanh nghiệp/ Hộ kinh doanh/ Người nộp hồ sơ cần phải nộp lệ phí đăng ký và duy trì Mã số mã vạch năm đầu tiên.

>>> Xem ngay Lệ phí đăng ký và duy trì mã số mã vạch: Tại đây

• • Cơ quan nộp hồ sơ đăng ký MSMV: Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
  • Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hay nộp trực tiếp
  • Hình thức nộp phí: Chuyển khoản hay tiền mặt

Bước 4: Nhận mã số mã vạch theo thông báo tạm thời.

• • Sau khi Doanh nghiệp/ Hộ kinh doanh /Người nộp hồ sơ đã nộp hồ sơ và phí đầy đủ thì Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ có thông báo đến đơn vị mã số mã vạch theo thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và Email của đơn vị để đơn vị có những thông tin mã số mã vạch để thể hiện trên sản phẩm.
  • Thời hạn xử lý: Trong vòng 5 – 7 ngày làm việc.

Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm

• • Doanh nghiệp/ Hộ kinh doanh/ Người nộp hồ sơ n thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm hàng hóa trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho các sản phẩm hàng hóa sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.

• • Mã số mã vạch sản phẩm sau khi điền đầy đủ các thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.

Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận mã số mã vạch.

• • Sau khoảng 1 tháng kể từ ngày đã được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời và sau khi đã thực hiện đầy đủ bước 5; Doanh nghiệp/ Hộ kinh doanh/ Người nộp hồ sơ đến Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận bản gốc ‘Giấy chứng nhận mã số mã vạch’.

Dịch vụ đăng ký mã số mã vạch FOSI

• Tư vấn các quy định của pháp luật liên quan đến đăng ký và duy trì mã số mã vạch;
• Tư vấn tính hiệu quả, lợi ích trong việc sử dụng mã số mã vạch;
• Soạn thảo hồ sơ và đại diện cho khách hàng thực hiện đăng ký mã số mã vạch tại GS1 Việt Nam;
• Hướng dẫn khách hàng cách tạo và quản lý mã sản phẩm để quản lý hàng hoá của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất.

Để được tư vấn mã số mã vạch: đăng ký, sử dụng và duy trì nhanh hiệu quả nhất. Vui lòng liên hệ đến FOSI Hotline 0909 898 783 (Mr Hải) – (028) 6682 7330 – 0909 228 783 (Ms Ngân) để được hỗ trợ tư vấn miễn phí 24/7