Công nghệ thông tin phát triển đã tạo điều kiện tiện lợi hơn cho việc thực hiện thủ tục liên quan đến doanh nghiệp. Và thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng quy định cụ thể tại Chương V – Nghị định 78/2015/NĐ-CP về việc đăng ký doanh nghiệp được ban hành ngày 14/9/2015.

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là công việc mà người thành lập doanh nghiệp hay doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (đăng ký tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bản giấy.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử bao gồm một số giấy tờ theo quy định giống như hồ sơ bằng bản giấy được chuyển sang dạng văn bản điện tử. Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hay được quét (scan) từ văn bản giấy theo file định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện toàn vẹn,chính xác nội dung của văn bản giấy.

Điều kiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

• Có đầy đủ các loại giấy tờ và nội dung của giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo đúng quy định như hồ sơ đăng ký bằng bản giấy và được chuyển sang dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên của loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy;
• Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được nhập phải đầy đủ và chính xác theo thông tin trong các văn bản điện tử;
• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử cần phải được xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh theo người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trình tự, thủ tục thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng

Trường hợp sử dụng chữ ký số công cộng:

• Bước 1: Gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng cách tải văn bản điện tử rồi kê khai thông tin, ký số và thanh toán lệ phí qua mạng điện tử;
• Bước 2: Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử;
• Bước 3: Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Nếu như hồ sơ chưa hợp lệ, sẽ thông báo qua mạng để doanh nghiệp sửa đổi và bổ sung;
• Bước 4: Sau khi có mã số thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp ‘Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp’ và thông báo cho doanh nghiệp.

Trường hợp sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh:

• Bước 1: Đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh qua mạng;
• Bước 2: Sử dụng tài khoản đó để tải các văn bản điện tử, rồi kê khai thông tin và xác thực hồ sơ đăng ký;
• Bước 3: Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử;
• Bước 4: Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Và Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, sẽ thông báo qua mạng để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung;
• Bước 5: Sau khi có mã số thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và gửi thông báo cho doanh nghiệp;
• Bước 6: Sau khi nhận được thông báo cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật nộp một bộ ‘hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy’ kèm theo ‘Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử’ đến Phòng Đăng ký kinh doanh;
• Bước 7: Phòng kinh doanh đối chiếu dấu mục & trao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp nếu như nội dung đối chiếu thống nhất.

Lưu ý: Trường hợp hồ sơ nộp bằng bản giấy không chính xác so với hồ sơ được gửi qua mạng điện tử mà người nộp bộ hồ sơ không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh tại thời điểm nộp bằng bản giấy thì được coi là giả mạo hồ sơ và xử lý như sau:

• Trường hợp thành lập mới: Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo về hành vi vi phạm doanh nghiệp và ra quyết định thu hồi lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Trường hợp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo về hành vi vi phạm của doanh nghiệp và hủy bỏ những thay đổi có trong nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở các thông tin giả mạo và khôi phục lại ‘Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp’ được cấp trên cơ sở hồ sơ hợp lệ gần nhất đồng thời thông báo với cơ quan thẩm quyền để xử lý.